Aesculapian Society uOttawa Medical Student Conference Hosting Fund

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Le fonds d'hébergement de conférences des étudiants de médecine d'uOttawa de la Société d'Esculape a été créé au début de 2017 afin d'encourager les poursuites ambitieuses de nos étudiants pendant qu'ils travaillent à améliorer l'éducation et l'influence de nos étudiants en médecine. Le mandat de ce fonds est de fournir un soutien financier par demande de fonds chaque semestre pour les conférences gérées par les étudiants des études médicales de premier cycle à la faculté de médecine à l'uOttawa, de façon prospective et rétrospective, dans un maximum de 8 mois entre la date de la conférence et la date limite pour faire la demande. Les demandes devront être envoyées au VP exécutif (vpexecutive.aesc@uottawa.ca). La période de demande pour le semestre d'hiver sera fermée le 11 février à midi et les réponses seront données par le 28 février. La période de demande pour le semestre d'automne sera fermée le 31 septembre et les réponses seront données par le 31 octobre. Le fonds sera composé de 1500 $ annuellement avec un maximum de 350 $ donnés par conférence.


Directives et conditions de demandes

1. Le nom de la conférence
2. Le nom, la promotion et le courriel (personnel ou d'un groupe d'intérêt le cas échéant) de l'étudiant en chef
3. Les noms des étudiants uOttawa responsables à faire l'hébergement de la conférence (personnel ou d'un groupe d'intérêt le cas échéant)
4. Un budget détaillé spécifiant à quel but sera utilisé le soutien financier 
5. Soutien financier total demandé 
6. Nombre d'étudiants en médecine d'uOttawa qui ont assisté à cette conférence dans le passé, si ce n'est pas la première fois que la conférence soit hébergée
7. Nombre d'étudiants en médecine d'uOttawa qui sont prévus à assister
8. Explication des objectifs de la conférence et les atouts pour les étudiants de médecine d'uOttawa qui assisteront à la conférence ou qui l'hébergeront

Notez: limite de 500 - 550 mots. Toute demande ayant plus de 550 mots sera disqualifiée.


Allocation de soutien financier


Après avoir discerné des points pour toutes les demandes, si le nombre de demandes acceptables nécessitant de soutien financier dépasse le total du fonds, alors toutes les demandes auront leurs soutiens financiers réduits pour accommoder le surplus de conférences. (P. ex. si 5 conférences sont acceptables, d'où 3 cherchent 350 $ et 2 cherchent 300 $, et que notre budget pour le semestre est 750 $, alors 750 $ / 1350 $ = 56 %. Ainsi, chaque groupe recevra 55.6% du soutien financier cherché (194 $ pour les groupes cherchant 350 $ et 167 $ pour les groupes cherchant 300 $)).



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The Aesculapian Society uOttawa Medical Student Conference Hosting Fund was created at the start of 2017 in order to nurture the ambitious pursuits of our students as they work to improve our medical students’ education and influence. The mandate of this fund is to provide funds on a semestered application process for uOttawa Faculty of Medicine undergraduate medical student-run conferences, both prospectively and retrospectively, with a maximum duration of 8 months between conference date and due date for application consideration. Applications are due to VP Executive (vpexecutive.aesc@uottawa.ca). The Winter Application period will close at noon on February 11th, 2018, and responses will be returned by February 28th, 2018. The Fall Application period will close on September 31st, 2018, and responses will be returned by October 31st, 2018. The fund is composed of $1500 annually, with a maximum of $350 available per student conference.



Application Requirements and Guidelines

1. Name of Conference
2. Corresponding student name, year, and email (either personal or Interest group if applicable)
3. Name of uOttawa students responsible for hosting the conference (personal and Interest group if applicable)
4. Detailed budget detailing what the funds will be used for
5. Final requested funds
6. Number of uOttawa medical students who have attended the conference in the past, if this is not the first year hosting the conference
7. Number of uOttawa medical students expected to attend the conference
8. Explanation of conference objectives, and benefit for uOttawa medical students who are both attending and hosting the conference

Note: 500-550 word count. Any application beyond 550 words will immediately be disqualified.


Fund Allocation






After scoring off all applications, if there are more applications that are deemed acceptable which require funds above the fund maximum, then all applications will receive a proportion of their funds reduced in order to accommodate more conferences. (Ie. If 5 conferences are deemed acceptable, 3 requesting $350, and 2 requesting $300, and our semester budget is $750, then $750/$1350 = 56%, therefore, each group will receive 55.6% of it’s requested budget ($194 for the 3 groups requesting $350, and $167 for the 2 groups requesting $300)).


Please do not hesitate to contact me, VP Executive (vpexecutive.aesc@uottawa.ca), if you have any questions!